Formal letters in Italian

Formal letters are used for matters of work and business. Often we don’t know who we are writing to. We could write to, for example:

a public body
a business department
the manager of a company
the head of a university department
a freelance professional

Because we don’t know the person, the language used is formal and we always use the “Lei” and “Voi” form.

Formal letter example:


Sender	Enrico Bianchi Via Roma, 8 09100 Cagliari
Recipient	Dott. Luca Monti Responsabile del personale Casa editrice Karalit, Via Spagna, 1 09100 Cagliari
Place and date	Cagliari, 01 marzo 2011
Reference	RIF. Vs. 67526/5/PRESELEZIONE
Subject	Oggetto: Candidatura professionale.
Opening greeting	Egregio Dott. Monti,
Introduction	La contatto in merito all’offerta di impiego. Ho svolto per anni e con soddisfazione la funzione di editor qualificato presso una nota casa editrice spagnola. Attualmente sono alla ricerca di un nuovo rapporto di lavoro e per tale ragione sono in grado di garantire disponibilità immediata.
Body of letter	Ritengo che le mie competenze e le esperienze maturate in precedenza possano essere adeguate ai requisiti da voi stabiliti per la posizione lavorativa offerta. Sono pertanto interessato e disponibile ad un incontro diretto che le consenta di valutare meglio una mia eventuale assunzione. Allego il curriculum delle mie precedenti esperienze professionali con indicazione delle referenze personali.
Closing greeting	In attesa di una Sua risposta, Le porgo i miei più cordiali saluti.
Signature	Enrico Bianchi
Attachments	Allegati: 1 Curriculum Vitae con referenze.
Authorisation of use of contents	Autorizzo il trattamento dei miei dati personali in applicazione della legge 675/1996.

So we can see that the letter has quite a rigid structure including:

Una lettera ha dunque una sua struttura abbastanza fissa caratterizzata da:

The sender who sends the letter.
The recipient who the letter is sent to.
The place and date the letter was written.
If applicable, the reference used to refer to an older document with the date and protocol number:

Rif. Vs. (vostro riferimento) 01/02/2011
Rif. Ns. (nostro riferimento) AS-25
Ns/rif. 04-03-2011
Vs/rif 3A / 55

The subject which summarises the content of the letter.
The opening greeting:

Gentile Signora
Gentile signora/signorina + cognome
Egregio Signore/Dottore
Egregio signor/dottor + cognome

Abbreviations:

Gent.ma Sig.ra o sig.na (Gentilissima Signora o Signorina)
Egr. Sig. + cognome = Egregio Signor …
Sig.ra + cognome = Signora …
Sig.na + cognome = Signorina …
Spett.le + nome della ditta = Spettabile …
Alla Cortese att.ne (attenzione)
C.A (cortese attenzione)
C.Att.ne (cortese attenzione)
C.C. (cortese conoscenza) oppure P.C. (Per conoscenza)

If the addressee has a title, it is better to use it. So we can write:

Dott. – Dott.ssa (dottore – dottoressa = che possiede il titolo di Laurea),
Avv. (avvocato),
Geom. (geometra),
Ing. (ingegnere),
Arch. (architetto),
Rag. (ragioniere), ecc.

The introduction which introduces the subject of the letter

Con la presente siamo a comunicare/ formalizzare quanto segue …
In riferimento al colloquio telefonico …
In riferimento alla Vostra richiesta …
In riferimento a quanto in oggetto …
Come anticipato telefonicamente …
Come da accordi in data …
In risposta alla Sua/Vostra lettera/mail/fax del …
In allegato invio …

The body of the letter with the main theme of the letter
The closing greetings:

Ringraziando anticipatamente per la sempre cortese collaborazione porgo cordiali/distinti saluti.
Ringraziando per la cortese attenzione che vorrà accordarmi porgo cordiali/distinti saluti.
In attesa di riscontro, resto a disposizione per chiarimenti e porgo cordiali saluti.
L’occasione mi è gradita per porgere c.s.
Grazie e cordiali saluti.
Le porgo i miei distinti saluti.
La prego di voler gradire i miei più distinti saluti.
Distinti saluti.
Un cordiale saluto.

The signature of the sender.
Any attachments.

Formal letters in Italian

Formal letter example:

Abbreviations:

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